Tiêu chuẩn m2/người trong thiết kế văn phòng, tòa nhà

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng một không gian làm việc thoải mái, hiệu quả và phù hợp với ngân sách công ty. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về tiêu chuẩn m2/người trong thiết kế văn phòng, tòa nhà và những điểm cần quan tâm khi thiết kế diện tích văn phòng.

Tại sao cần thiết kế văn phòng theo tiêu chuẩn?

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng m2/người là một trong những tiêu chí vô cùng quan trọng. Xác định được chính xác diện tích văn phòng cần thiết trên đầu người sẽ mang đến những lợi ích như:

• Tiết kiệm chi phí: Việc thiết kế văn phòng và không gian làm việc theo tiêu chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp định hướng được diện tích sử dụng cho từng phòng. Từ đó tránh được tình trạng thiếu/thừa chỗ và tối ưu tốt nhất không gian làm việc.
• Đảm bảo không gian làm việc tối ưu cho nhân sự: Mỗi nhân viên đều dành từ 6 – 8 tiếng/ngày làm việc tại văn phòng. Vì thế, một không gian làm việc tiêu chuẩn, đảm bảo sự thoải mái, đáp ứng nhu cầu làm việc là vô cùng cần thiết để đảm bảo làm việc hiệu quả.
• Tạo nên sự chuyên nghiệp: Một văn phòng được thiết kế theo đúng tiêu chuẩn sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp và tạo ấn tượng tốt cho đối tác, khách hàng khi ghé thăm.

Văn phòng có thiết kế tiêu chuẩn tạo được sự chuyên nghiệp và ấn tượng (Nguồn: Internet)

Một số yếu tố ảnh hưởng đến tiêu chuẩn thiết kế văn phòng

Những tiêu chuẩn thiết kế văn phòng là bắt buộc để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu sử dụng cơ bản. Tuy nhiên, khi áp dụng vào thực tế sẽ bị ảnh hưởng bởi 2 yếu tố sau:

Tính chất công việc của công ty

Mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ có loại hình kinh doanh sản phẩm/dịch vụ khác nhau. Vì thế mà nhu cầu sử dụng diện tích văn phòng cũng có sự khác biệt. Trong trường hợp doanh nghiệp có đa phần các bộ phận làm việc ngoài công trình, dự án hoặc chỉ cần đến văn phòng để tham gia các cuộc họp,… thì diện tích văn phòng nhỏ vẫn sẽ đáp ứng được nhu cầu của nhân sự.

Tuy nhiên, nếu công việc đa phần là cố định tại văn phòng, ngay tại bàn làm việc, một không gian quá nhỏ, chật chội sẽ tạo ra sự bất tiện, khó chịu, không đáp ứng được điều kiện làm việc tốt. Ngoài ra, đối với một số công việc, ví dụ như nghiên cứu tài liệu, viết, cần không gian yên tĩnh hoặc công việc đòi hỏi làm việc với nhiều thiết bị,… thì cần được phân bổ diện tích rộng hơn.

Tùy thuộc vào tính chất công việc mà có thiết kế văn phòng khác nhau (Nguồn: Internet)

Văn hóa doanh nghiệp

Khía cạnh về văn hóa là một yếu tố ảnh hưởng nhiều đến tiêu chuẩn thiết kế văn phòng. Nếu doanh nghiệp của bạn đề cao sự kết nối, liên kết trong công việc và giao tiếp, xu hướng thiết kế văn phòng mở sẽ phù hợp hơn. Khi đó diện tích không gian làm việc sẽ có sự thay đổi.

Trong một trường hợp khác, có những doanh nghiệp đề cao không gian riêng và sự độc lập trong công việc. Khi đó, việc thiết kế một văn phòng với diện tích tiêu chuẩn, đảm bảo không gian cá nhân thoải mái là điều vô cùng cần thiết.

Văn hóa doanh nghiệp là một yếu tố ảnh hưởng đến thiết kế văn phòng (Nguồn: Internet)

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng mới nhất (m2/người)

Các mức tiêu chuẩn chung 

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng (m2/người) được tính toán dựa vào 2 yếu tố chính:

• Thứ nhất, là số lượng người có làm việc tại văn phòng.
• Thứ hai, là diện tích trung bình cần có cho một người trong văn phòng.

Và mức tiêu chuẩn này sẽ được chia làm 3 cấp độ là: tiêu chuẩn, vừa đủ (trung bình) và tiết kiệm. Tùy vào số lượng nhân sự, diện tích tổng thể văn phòng và sự cần thiết trong công việc mà doanh nghiệp có thể lựa chọn diện tích làm việc cho từng người theo các cấp độ này:

• Cấp độ tiêu chuẩn: Nhân sự có chỗ ngồi thoải mái, rộng rãi để đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất, thúc đẩy năng suất và thuận tiện di chuyển.
• Cấp độ trung bình: Đây là diện tích phổ biến mà nhiều doanh nghiệp thường áp dụng.
• Cấp độ tiết kiệm diện tích và chi phí: Thông thường các văn phòng cho thuê mức giá thấp hoặc mục đích sử dụng ngắn hạn sẽ có diện tích tiết kiệm.

Văn phòng tiêu chuẩn tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên (Nguồn: Internet)

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc cho nhân viên

Trong một văn phòng, tùy vào vị trí công việc mà mỗi nhân viên sẽ có yêu cầu về diện tích không gian làm việc khác nhau. Bạn có thể tham khảo Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc (m2/người) theo bảng dưới đây, được phân loại theo kiểu nhân viên.

Từng kiểu nhân viên sẽ có diện tích làm việc phù hợp theo tiêu chuẩn thiết kế văn phòng (Nguồn: Internet)

Tiêu chuẩn diện tích thiết kế phòng lãnh đạo/giám đốc

Phòng lãnh đạo/giám đốc là không gian làm việc của người đứng đầu doanh nghiệp, cần được thiết kế sao cho thể hiện được phong thái của họ. Ngoài việc để bàn ghế, phòng lãnh đạo thường được bố trí thêm kệ tài liệu, tủ, vật trang trí phong thủy, tài lộc,.. 

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng riêng cho giám đốc/cấp quản lý như sau:

• Đối với Tổng giám đốc, CEO: Diện tích tối đa 25m2/người.
• Đối với các quản lý cấp thấp hơn: Diện tích từ 10 – 18.5 m2/người.

Bên cạnh tiêu chuẩn này, khi lựa chọn, thiết kế văn phòng, phải đảm bảo rằng diện tích của phòng lãnh đạo tương xứng, hài hòa với diện tích các phòng ban khác. Bên cạnh đó, tùy vào diện tích tổng thể văn phòng mà có sự thay đổi trong thiết kế diện tích.

Ví dụ văn phòng công ty nhỏ thì phòng lãnh đạo có thể sẽ bé hơn so với tiêu chuẩn, có thiết kế mở để tiết kiệm diện tích. Hoặc với doanh nghiệp có văn phòng lớn, phòng giám đốc có thể thiết kế đóng/mở tùy ý với diện tích tiêu chuẩn hoặc lớn hơn.

Phòng giám đốc riêng tư và thể hiện được phong thái riêng của cấp lãnh đạo (Nguồn: Internet)

Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng (m2/người) khác

Ngoài những cách tính diện tích văn phòng tiêu chuẩn kể trên, người ta còn có thể tính theo thể tích không gian văn phòng trung bình của từng nhân sự, không chia theo cấp bậc hay vị trí làm việc.

Theo đó, mỗi người sẽ cần khoảng từ 10 – 11 m3 không gian. Như thế, nếu tính theo trường hợp văn phòng cao 3m, diện tích chỗ ngồi của mỗi người trung bình là 3.3 – 3.7 m2/người. Dựa theo tiêu chuẩn thiết kế văn phòng cho thuê này sẽ có bảng tính toán như sau:

Có thể tính thiết kế diện tích văn phòng theo thể tích không gian của từng người (Nguồn: Internet)

Tiêu chuẩn diện tích thiết kế phòng họp

Tương tự với các phòng ban khác, phòng họp cũng cần phải được thiết kế và tính toán diện tích theo tiêu chuẩn thiết kế văn phòng. Điều này nhằm đảm bảo công năng sử dụng cũng như giá trị thẩm mỹ.

Một không gian phòng họp cần phải được tính toán và đảm bảo cân đối về diện tích. Bởi nếu phòng quá nhỏ sẽ tạo nên cảm giác chật chội, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp. Còn nếu phòng quá rộng sẽ dễ làm ảnh hưởng đến sự tập trung của các thành viên trong công ty, đồng thời cũng tạo ra sự lãng phí không cần thiết.

Tùy vào loại phòng họp mà sẽ có tiêu chuẩn thiết kế riêng:

• Phòng họp 4 người: Diện tích từ 7.5 – 8 m2.
• Phòng họp 8 người: Diện tích khoảng 15m2.
• Phòng họp 12 người: Diện tích khoảng 20m2.
• Phòng họp 20 người: Diện tích khoảng 40m2.
• Phòng họp 100 người: Diện tích từ 80 – 100m2.

Thiết kế phòng họp với diện tích tùy theo quy mô cuộc họp (Nguồn: Internet)

Tiêu chuẩn diện tích thiết kế quầy lễ tân, tiền sảnh

Quầy lễ tân, tiền sảnh cũng cần được thiết kế theo tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc. Tuy theo diện tích văn phòng lớn hay nhỏ mà diện tích khu vực này nên thiết kế trung bình từ 10 – 20 m2. 

Nếu trường hợp tiền sảnh nhỏ, doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn quầy lễ tân sao cho không chiếm quá nhiều diện tích. Còn nếu diện tích công ty lớn, khu vực này có thể thiết kế rộng rãi hơn. Tuy nhiên cần phải đảm bảo hài hòa, cân bằng với các khu vực khác.

Lưu ý khi tính toán không gian văn phòng

Để có thể tính toán chính xác không gian cần thiết và áp dụng tiêu chuẩn thiết kế văn phòng phù hợp cho những tình huống công việc, doanh nghiệp cần xác định rõ một số yếu tố dưới đây:

• Tổng số lượng nhân sự của doanh nghiệp là bao nhiêu?
• Số lượng nhân sự làm việc tại văn phòng trong/ngoài giờ hành chính là bao nhiêu?
• Đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp có bao nhiêu thành viên? Có cần phòng riêng hay không và có yêu cầu không gian kín/mở không?
• Công ty có thường xuyên họp hay không? Số lượng người tham gia họp là bao nhiêu?
• Công ty có cần không gian để tập huấn hoặc không gian dành cho thực tập sinh/cộng tác viên hay không?
• Có cần khu vực tiếp tân riêng hoặc phòng tiếp khách riêng hay không?
• Không gian làm việc hướng đến sự riêng tư, cá nhân hay thiết kế theo kiểu không gian mở?
• Nhân viên có tủ đựng đồ và tài liệu riêng hay không? Hay có khu vực chung nào dành riêng cho nhu cầu này hay không?

Tùy vào đặc điểm của doanh nghiệp mà áp dụng các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng (Nguồn: Internet)

Lời kết

Có thể thấy, việc phân chia, tính toán diện tích theo tiêu chuẩn thiết kế văn phòng vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoải mái, năng suất của người làm việc. Đồng thời đây cũng là cách để tận dụng được tối đa không gian nhằm tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp. Mong rằng những thông tin mà Refico cung cấp trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tiêu chuẩn thiết kế nhà văn phòng và những lưu ý cần quan tâm khác để có phương án thiết kế, lựa chọn văn phòng phù hợp.