Văn phòng thông minh là gì? Tìm hiểu về văn phòng thông minh

Ngày nay, khi công nghệ ngày một tiến bộ và phát triển hơn, người ta luôn không ngừng tìm kiếm các giải pháp đổi mới để bắt kịp công nghệ và cải thiện hiệu suất làm việc. Một trong những giải pháp hàng đầu được nhiều doanh nghiệp triển khai là văn phòng thông minh. Trong bài viết này, hãy cùng với Refico tìm hiểu về khái niệm này, những yếu tố cấu thành và lợi ích mà văn phòng thông minh mang lại cho doanh nghiệp.

Văn phòng thông minh là gì? Smart Office là gì?

Văn phòng thông minh (Smart Office) là một mô hình văn phòng làm việc hiện đại, sử dụng các thiết bị và công nghệ thông minh, tiên tiến. Mục đích là nhằm cung cấp một môi trường làm việc tốt nhất, phù hợp nhất với doanh nghiệp và tối ưu hóa năng suất làm việc.

Khái niệm văn phòng thông minh đã xuất hiện từ rất lâu. Tuy nhiên đến những năm gần đây, khi mà xu hướng chuyển đổi số bùng nổ và bắt đầu ứng dụng công nghệ 4.0 vào đời sống, mô hình này mới thực sự phổ biến hơn tại Việt Nam. Cùng với sự xuất hiện của các công nghệ như Big data, Trí tuệ nhân tạo, Điện toán đám mây,… các văn phòng thông minh đã được hiện thực hóa.

Mô hình văn phòng thông minh tạo nên một môi trường làm việc tối ưu nhất (Nguồn: Internet)

Xu hướng văn phòng thông minh

Xu hướng văn phòng thông minh ngày một phát triển mạnh mẽ hơn. Theo một báo cáo của Tổ chức nghiên cứu thị trường hàng đầu thế giới – Mordor Intelligence, thị trường văn phòng thông minh dự kiến ​​sẽ tăng trưởng với tỷ lệ CAGR (lợi nhuận kỳ vọng) khoảng 13.6% trong giai đoạn 2018 – 2028.

Theo dự đoán, các văn phòng thông minh sẽ được phát triển theo xu hướng chuyển đổi số. Không chỉ dừng lại ở các thiết bị văn phòng mà còn hướng đến thiết kế nội thất và thiết kế tòa nhà ứng dụng công nghệ để tự động hóa. 

Hiện nay, tại Việt Nam, rất nhiều doanh nghiệp đã nhận thức được giá trị mà các văn phòng thông minh mang lại. Từ đó áp dụng các công nghệ thông minh, tiên tiến như: các thiết bị IoT (Internet of Things), hệ thống quản lý tòa nhà, trí tuệ nhân tạo (AI – Artificial Intelligence), AR/VR (Augmented Reality/Virtual Reality) và rất nhiều sản phẩm khác để tối ưu hoá hiệu quả làm việc và hoạt động của văn phòng.

Văn phòng thông minh ứng dụng công nghệ hiện đại (Nguồn: Internet)

Một văn phòng thông minh gồm có những gì?

Nội thất thông minh

Nội thất thông minh là một trong những yếu tố cốt lõi trong một văn phòng thông minh. Đây là những sản phẩm được thiết kế đa chức năng, giúp tiết kiệm diện tích. Đồng thời, nó cũng giúp không gian làm việc trông gọn gàng, hiện đại và sang trọng hơn. 

Hiện nay, các nội thất văn phòng thông minh có rất nhiều loại với đa dạng mẫu mã, kiểu dáng thiết kế. Đa phần là nội thất kết hợp từ 2 hay nhiều chức năng khác nhau trên cùng một sản phẩm hoặc có thể xếp gọn, xoay, di chuyển, treo tường để tối ưu không gian. 

Nội thất thông minh giúp tối ưu không gian làm việc (Nguồn: Internet)

Ứng dụng quản lý thông minh

Đa phần, các doanh nghiệp đều gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Máy chấm công hoặc phương pháp quẹt thẻ thông thường đôi khi không tránh khỏi được những sai sót và làm tốn thời gian điều chỉnh, quản lý. 

Với sự phát triển của công nghệ, những ứng dụng quản lý thông minh đã ra đời và trở thành sự lựa chọn cho các doanh nghiệp hướng đến mô hình văn phòng thông minh. Chỉ với một ứng dụng duy nhất, người làm việc có thể dễ dàng truy cập, kết nối với nhau. Đồng thời, qua đó doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý thời gian làm việc và tương tác với nhân viên của mình. 

Hệ thống quản lý tòa nhà văn phòng thông minh

Những hệ thống quản lý tòa nhà văn phòng là công nghệ quản lý tòa nhà cho phép bạn có thể điều khiển, giám sát điện, nước, máy lạnh, thang máy, hệ thống an ninh và nhiều thiết bị thông minh khác một cách tự động. Hệ thống sẽ đảm bảo cho việc vận hành các thiết bị được thông suốt, hiệu quả, an toàn và giảm thiểu tối đa các chi phí phát sinh.

Ngoài ra, một số văn phòng thông minh cũng tích hợp cảm ứng chất lượng không khí. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc trong lành, đảm bảo chất lượng không khí được tốt nhất, tác động tích cực đến sức khỏe và năng suất làm việc của người lao động.

Hệ thống quản lý tòa nhà thông minh BMS (Nguồn: Internet)

Phòng họp thông minh

Đối với các thiết kế văn phòng thông minh, một phòng họp được trang bị đầy đủ các thiết bị, phần mềm và công nghệ hiện đại là vô cùng cần thiết. Điều này giúp tạo ra những cuộc họp hiệu quả, dễ dàng kết nối những người làm việc trực tiếp và trực tuyến với nhau.

Một số thiết bị, phần mềm văn phòng được trang bị cho phòng họp thông minh có thể kể đến như: màn hình cảm ứng, màn hình tương tác, máy chiếu, loa, micro, webcam, các thiết bị hội nghị truyền hình chất lượng cao,…

Những lợi ích mà văn phòng thông minh mang lại

Tăng cường hiệu suất làm việc

Một văn phòng thông minh, hiện đại sẽ là môi trường làm việc lý tưởng, giúp tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên. Với các công nghệ tiên tiến và những tiện ích thông minh, nhân viên có thể dễ dàng quản lý công việc cá nhân, giao tiếp và chia sẻ thông tin với đồng nghiệp và các phòng ban. Điều này giúp tăng cường sự tập trung, tiết kiệm thời gian và tăng cường khả năng hoàn thành công việc.

Môi trường làm việc lý tưởng giúp tăng cường hiệu suất làm việc (Nguồn: Internet)

Gia tăng sự linh hoạt, tương tác giữa mọi người

Một văn phòng thông minh không chỉ đơn thuần là địa điểm làm việc. Đây còn là không gian tương tác giữa những nhân viên với nhau. Những công nghệ hiện đại sẽ cho phép những người làm việc từ xa dễ dàng kết nối, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, tiện lợi. Điều này không chỉ gia tăng sự tương tác giữa mọi người mà còn giúp công việc được hiệu quả hơn.

Tối ưu hoá không gian văn phòng

Với các văn phòng thông minh sử dụng nội thất đa chức năng, không gian có thể được tối ưu hoá để tận dụng tối đa diện tích. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc rộng rãi, thoải mái. Đồng thời khuyến khích sự sáng tạo, tương tác, giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm làm việc với nhau.

Không gian văn phòng làm việc được tối ưu hiệu quả (Nguồn: Internet)

Giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả

Với các ứng dụng quản lý văn phòng thông minh, doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên một cách hiệu quả hơn. Bạn có thể theo dõi thời gian, quản lý lịch làm việc, đánh giá hiệu suất,… Không chỉ tiện lợi, tiết kiệm thời gian, điều này còn giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hoạt động của nhân viên. Từ đó đưa ra những đánh giá và có những giải pháp để cải thiện năng suất làm việc.

Tiết kiệm năng lượng và tài nguyên

Một trong những lợi ích đáng kể của văn phòng thông minh chính là giúp tiết kiệm năng lượng và tài nguyên. Các hệ thống quản lý tòa nhà thông minh sẽ điều chỉnh và tối ưu hoá việc sử dụng điện, nước, điều hòa,… Nhờ đó giúp giảm thiểu lãng phí và tiết kiệm chi phí đáng kể. Các thiết bị và công nghệ cảm biến ánh sáng, hệ thống điều khiển nhiệt độ cũng đóng góp lớn vào việc tiết kiệm năng lượng.

Các hệ thống thông minh giúp tiết kiệm năng lượng và chi phí hiệu quả (Nguồn: Internet)

Đảm bảo an ninh và bảo mật

Với các công nghệ tiên tiến, văn phòng thông minh cung cấp cho doanh nghiệp các biện pháp bảo mật thông tin đáng tin cậy. Đồng thời, hệ thống quản lý tòa nhà thông minh có thể tích hợp các hệ thống an ninh như cửa tự động, camera giám sát để kiểm soát truy cập nhằm bảo an ninh và an toàn cho doanh nghiệp.

Thu hút và giữ chân nhân tài

Một môi trường làm việc tiên tiến, hiện đại và linh hoạt sẽ thu hút được những nhân viên giỏi và tạo điều kiện thuận lợi để họ có thể phát triển, nâng cao kỹ năng làm việc. Đồng thời, văn phòng thông minh cũng tạo ra một môi trường thoải mái và tiện nghi, giúp nhân viên cảm thấy hài lòng và có động lực làm việc hơn, gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp.

Môi trường làm việc lý tưởng là yếu tố giúp thu hút và giữ chân nhân tài (Nguồn: Internet)

Trên đây là tổng hợp những thông tin về văn phòng thông minh mà Refico muốn cung cấp cho các bạn. Tổng kết lại có thể thấy, những văn phòng thông minh với tiện ích và sự hiệu quả đã đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất làm việc, tăng tính linh hoạt, tiện nghi và tiết kiệm chi phí. Nếu doanh nghiệp bạn muốn hướng đến sự đổi mới, phát triển bền vững và tiến bộ, việc áp dụng văn phòng thông minh là một quyết định vô cùng đúng đắn.